Zasady ogólne

Regulamin Budżetu Obywatelskiego Miasta Ostróda na 2023 rok

Rozdział 1 - Postanowienia ogólne

§ 1

1. Konsultacje społeczne w sprawie części wydatków z budżetu Gminy Miejskiej Ostróda w 2023 r. określa się jako „Budżet Obywatelski Miasta Ostróda”.

2. Celem Budżetu Obywatelskiego Miasta Ostróda jest włączenie mieszkańców Ostródy w proces decydowania o wydatkowaniu określonej uchwałą Rady Miejskiej w Ostródzie części budżetu Gminy Miejskiej Ostróda na zadania możliwe do zrealizowania w określonym niniejszym regulaminie okresie i trybie.

3. Niniejszy regulamin określa wymagania, jakie powinny spełniać projekty budżetu obywatelskiego, które będą realizowane na terenie Gminy Miejskiej Ostróda, w tym w szczególności: wymogi formalne, jakim powinny odpowiadać zgłaszane projekty, wymaganą liczbę podpisów mieszkańców popierających projekt, zasady oceny zgłoszonych projektów co do ich zgodności z prawem, wykonalności technicznej, spełniania przez nie wymogów formalnych, zasady przeprowadzania głosowania, ustalania wyników i podania ich do publicznej wiadomości oraz tryb odwołania od decyzji o niedopuszczeniu projektu do głosowania i zasady zgłaszania protestów.

4. Ze środków Budżetu Obywatelskiego finansowane są projekty zgłaszane przez mieszkańców, należące do zadań własnych gminy, zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym regulaminie.

5. Realizacja projektów w ramach Budżetu Obywatelskiego odbywa się w ciągu jednego roku budżetowego przy czym, w uzasadnionych przypadkach możliwe jest wydłużenie realizacji zadania inwestycyjnego lub bieżącego na lata następne, na zasadach określonych ustawą o finansach publicznych (jako wydatki niewygasające).

§ 2

Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

1. Budżecie Obywatelskim – należy przez to rozumieć Budżet Obywatelski Miasta Ostróda;

2. Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy regulamin Budżetu Obywatelskiego Miasta Ostróda;

3. Mieście – należy przez to rozumieć Gminę Miejską Ostróda/Miasto Ostróda;

4. Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Ostródzie z siedzibą przy ul. A. Mickiewicza 24, 14-100 Ostróda;

5. Mieszkańcu – należy przez to rozumieć osobę zamieszkałą na stałe lub czasowo na terenie Miasta Ostróda;

6. Burmistrzu – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Ostróda;

7. Radzie – należy przez to rozumieć Radę Miejską w Ostródzie;

8. Komisji – należy przez to rozumieć „Komisję ds. Budżetu Obywatelskiego Miasta Ostróda” powołaną przez Burmistrza. W skład Komisji wchodzi 3 radnych Rady Miejskiej w Ostródzie, 3 przedstawicieli organizacji pozarządowych z siedzibą na terenie Miasta Ostróda oraz 7-10 pracowników Urzędu Miejskiego i jednostek podległych.

9. Formularzu – należy przez to rozumieć Formularz zgłoszeniowy do Budżetu Obywatelskiego znajdujący się na platformie do zarządzania budżetem obywatelskim (www.bo.ostroda.pl);

10. Platforma do zarządzania budżetem obywatelskim – należy przez to rozumieć portal dedykowany Budżetowi Obywatelskiemu na dany rok wskazany przez Burmistrza Miasta Ostróda jako właściwy i dostępny na stronie internetowej www.bo.ostroda.pl;

11. Wnioskodawca – osoba mieszkająca na terenie Gminy Miejskiej Ostróda zgłaszająca projekt do Budżetu Obywatelskiego;

12. Projekcie – należy przez to rozumieć projekt, zgłoszony do Budżetu Obywatelskiego.

13. Jednostki organizacyjne – należy przez to rozumieć jednostki Gminy Miejskiej Ostróda;

14. Protest – należy przez to rozumieć zgłoszenie nieprawidłowości na etapie głosowania ws wyboru projektów.

15. Projekt zielony – należy przez to rozumieć wydatek inwestycyjny polegający na utworzeniu atrakcyjnego dla mieszkańców terenu zieleni np. małego parku (tzw. parku kieszonkowego), skweru, zieleńca, ogrodu deszczowego i innego obiektu służącego bioretencji, nasadzenia drzew i krzewów, łąki kwietnej, miejskiego ogrodu społecznego.

Rozdział 2 - Wysokość środków

§ 3

1. Kwota ogólna środków przeznaczonych na realizację Budżetu Obywatelskiego w roku 2023 wynosi 500 000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy zł).

2. Wysokość kwoty ogólnej środków przeznaczonych na realizację Budżetu Obywatelskiego w roku 2023 będzie określona uchwałą Rady.

3. W przypadku niedoszacowania wartości projektów wybranych do realizacji w ramach Budżetu Obywatelskiego, może zostać zwiększona ilość środków przeznaczonych na ich realizację.

Rozdział 3 - Wymogi formalne, jakim powinny odpowiadać zgłaszane projekty oraz wymagana liczba podpisów mieszkańców popierających projekt

§ 4

1. Każdy mieszkaniec miasta może zgłosić w ramach Budżetu Obywatelskiego dowolną liczbę Projektów zadań publicznych.

2. W ramach Budżetu Obywatelskiego środki mogą zostać przeznaczone na:

1) Wydatki inwestycyjne, które są przedsięwzięciami trwałymi w postaci m.in. obiektów budowlanych, dróg czy obiektów małej architektury, zagospodarowanie terenów, w tym wydatków na Projekty zielone.

2) Wydatki nieinwestycyjne, które są przedsięwzięciami np. w zakresie edukacji, kultury, sportu, rekreacji, integracji społecznej, komunikacji społecznej.

3. Określa się, że na wydatki przeznaczona będzie kwota 500 000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy zł) ze środków Budżetu Obywatelskiego.

4. Zgłoszenia Projektu do Budżetu Obywatelskiego dokonuje się poprzez Platformę do zarządzania budżetem obywatelskim dostępną na stronie internetowej www.bo.ostroda.pl lub w formie papierowej w Biurze Obsługi Interesanta Urzędu lub listownie na adres Urzędu (decyduje data wpływu do Urzędu). Formularz wniosku dostępny jest na Platformie do zarządzania budżetem obywatelskim (www.bo.ostroda.pl) lub w Biurze Obsługi Klienta Urzędu.

5. Zgłaszany Projekt musi spełniać następujące wymogi formalne:

1) wypełnione czytelnie wszystkie pola obowiązkowe Formularza :

a. imię, nazwisko, adres, nr telefonu i adres e-mail Wnioskodawcy,

b. nazwa Projektu (zalecane do 100 znaków ze spacjami lub 10 słów),

c. skrócony opis Projektu, który będzie widoczny na materiałach promocyjnych, m.in. na plakatach promocyjnych wygenerowanych na Platformie do zarządzania budżetem obywatelskim (www.bo.ostroda.pl),

d. opis Projektu i niezbędne zadania lub inwestycje do realizacji Projektu (maks. 2000 znaków ze spacjami),

e. uzasadnienie realizacji Projektu, w którym zostanie podany sposób, w jaki realizacja Projektu wpłynie pozytywnie na społeczność miasta Ostróda (maks. 2000 znaków ze spacjami),

f. proponowana lokalizacja (miejsce powinno być podane na tyle dokładnie by można było sprawdzić możliwość wykonania planowanych działań),

g. szacunkowy koszt Projektu,

h. w przypadku, gdy Wnioskodawcą jest osobą niepełnoletnia do Formularza należy dołączyć zgodę rodzica lub opiekuna prawnego na zgłoszenie Projektu, którego wzór określi Burmistrz.

2) zgłaszany Projekt będzie poparty przez co najmniej 30 mieszkańców miasta Ostróda, a dane zawierające imię, nazwisko, adres zamieszkania i czytelne podpisy tych osób zostaną dołączone do Formularza. Dane osób popierających wniosek nie będą publikowane. Każdy mieszkaniec może podpisać się na liście poparcia dowolnej liczby Projektów.

3) zgłaszany Projekt należy złożyć w wyznaczonym terminie podanym w harmonogramie dostępnym na Platformie do zarządzania budżetem obywatelskim (www.bo.ostroda.pl).

4) zgłaszany projekt musi:

a. dotyczyć spraw, które należą do zadań własnych gminy,

b. być możliwy do zrealizowania w całości w trakcie roku budżetowego;

c. być po zrealizowaniu bezpłatny i ogólnodostępny dla wszystkich mieszkańców Ostródy;

d. być zgodny (o ile to możliwe) z zasadą uniwersalnego projektowania, o którym mowa w art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U. poz.1696 i 2473);

5) szacunkowy koszt zgłaszanego Projektu nie przekracza kwoty, o której mowa w § 4 ust. 3,

6) być zlokalizowany na nieruchomościach, do których Miasto posiada tytuł prawny do dysponowania,

7) nie dotyczy terenu będącego własnością Miasta, na którym prowadzona jest działalność komercyjna (nie dotyczy działalności dotowanej przez Miasto), przez którą rozumie się działalność prowadzoną w celu osiągnięcia zysków;

8) Projekt nie wymaga współpracy instytucjonalnej podmiotów zewnętrznych, jeżeli te nie przedstawiły wyraźnej, pisemnej gotowości do współpracy w formie oświadczenia;

6. Przed złożeniem wniosku mieszkańcy mogą skonsultować go merytorycznie z komórkami organizacyjnymi Urzędu za pomocą adresu email lub telefonicznie. Wykaz adresów email oraz numerów telefonów dostępny będzie na Platformie do zarządzania budżetem obywatelskim (www.bo.ostroda.pl).

7. Każdy Projekt z chwilą zgłoszenia otrzymuje swój numer. Numery nie ulegają zmianie, aż do zakończenia realizacji Budżetu Obywatelskiego.

8. Wnioskodawcy przysługuje prawo do wycofania Projektu złożonego do Budżetu Obywatelskiego do momentu wydania decyzji Komisji o której mowa w § 5 ust. 8.

9. Termin zgłaszania Projektów zostanie wyznaczony przez Burmistrza, zgodnie z przyjętym harmonogramem dostępnym na Platformie do zarządzania budżetem obywatelskim (www.bo.ostroda.pl).

10. Termin zgłaszania Projektów nie może być krótszy niż 14 dni kalendarzowych.

Rozdział 4 - Zasady oceny zgłoszonych projektów co do ich zgodności z prawem, wykonalności technicznej, spełniania przez nie wymogów formalnych oraz tryb odwołania od decyzji o niedopuszczeniu projektu do głosowania

§ 5

1. Wszystkie zgłoszone Projekty będą poddane weryfikacji formalnej i merytorycznej przez Komisję.

2. Weryfikacja formalna i merytoryczna polega na sprawdzeniu czy Projekt jest zgodny z obowiązującym prawem i z niniejszym regulaminem, a w szczególności na sprawdzeniu:

1) złożenia Projektu w terminie określonym w niniejszym regulaminie,

2) złożenia Projektu zgodnie ze wzorem Formularza, którego wzór określa Burmistrz,

3) dołączenia listy poparcia mieszkańców miasta Ostróda danego Projektu,

4) dołączenia zgody rodzica lub opiekuna prawnego w przypadku zgłoszenia projektu przez osobę niepełnoletnią,

5) kompletności i poprawności wypełnienia Formularza,

6) zgodności Projektu z zadaniami własnymi gminy;

7) zgodności Projektu z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, obowiązującym na danym terenie (jeśli ma to odniesienie do zaproponowanego zadania);

8) czy działka/teren, na którym zlokalizowano Projekt stanowi nieruchomość, do której Miasto posiada tytuł prawny do dysponowania nieruchomością lub Miasto jest posiadaczem samoistnym tej nieruchomości w rozumieniu art.336 Kodeksu Cywilnego,

9) poprawności oszacowania kosztów realizacji Projektu;

10) poprawności wskazania wszystkich działań/zadań niezbędnych do realizacji Projektu;

10) wykonalności technicznej Projektu.

3. Komunikacja z Wnioskodawcą odbywać się będzie za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej wskazanym w Formularzu.

4. W przypadku, gdy Formularz zawiera braki, błędy lub informacje zawarte w Formularzu są niejasne, Komisja na etapie oceny formalnej i merytorycznej wzywa Wnioskodawcę do ich usunięcia w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia przekazania wezwania.

5. Jeżeli Wnioskodawca, pomimo wezwania o którym mowa w ust. 5, w wyznaczonym terminie:

1) nie uzupełni Formularza zgodnie z wezwaniem, o którym mowa w ust. 5,

2) nie dołączył listy poparcia do Formularza

Projekt uznaje się za oceniony negatywnie i nie dopuszcza się go do etapu głosowania.

6. Decyzja Komisji dotycząca Projektów przekazanych do głosowania, o którym mowa w § 6 zostanie podana do publicznej wiadomości zgodnie z harmonogramem dostępnym na Platformie do zarządzania budżetem obywatelskim (www.bo.ostroda.pl).

7. Wnioski dotyczące zbliżonych/podobnych propozycji zostaną pogrupowane w zadania, w drodze konsultacji z Wnioskodawcami.

8. Weryfikację Projektów kończy wydana przez Komisję decyzja, od której służy odwołanie do Burmistrza.

9. Od decyzji Komisji przysługuje odwołanie Wnioskodawcy, którego Projekt został negatywnie zweryfikowany lub nie dopuszczony do etapu głosowania. Odwołanie składa się w terminie 7 dni od powiadomienia Wnioskodawcy o decyzji Komisji. Odwołanie składa się pisemnie lub drogą mailową na adres wskazany w decyzji. O zachowaniu terminu odwołania decyduje data wpływu odwołania do Burmistrza.

10. Burmistrz rozpatruje odwołanie nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem głosowania. Decyzja Burmistrza jest ostateczna.

11. Lista pozytywnie i negatywnie zweryfikowanych Projektów zostanie podana do publicznej wiadomości po zakończeniu procesu weryfikacji wszystkich zgłoszeń. W przypadku złożenia odwołania umieszczona zostanie adnotacja o tym fakcie, a po rozpatrzeniu odwołania przez Burmistrza również adnotacja o decyzji Burmistrza poprzez zamieszczenie na Platformie do zarządzania budżetem obywatelskim (www.bo.ostroda.pl).

12. Projekty na liście do głosowania ustalane będą według kolejności ich wpływu na Platformie do zarządzania budżetem obywatelskim (www.bo.ostroda.pl) lub do Urzędu.

Rozdział 5 - Zasady przeprowadzania głosowania, ustalania wyników i podawania ich do publicznej wiadomości

§ 6

1. Projekty spełniające wymogi określone w niniejszym regulaminie (Projekty pozytywnie zweryfikowane) poddane będą głosowaniu.

2. Uprawniony do udziału w głosowaniu jest każdy mieszkaniec Miasta. W przypadku głosowania osób niepełnoletnich wymagane jest dołączenie podpisanego oświadczenia rodzica/opiekuna prawnego.

3. Głosowanie jest równe i bezpośrednie, nie ma możliwości głosowania przez pełnomocnika.

4. Głosowanie przeprowadzone zostanie w terminie wskazanym w harmonogramie dostępnym na Platformie do zarządzania budżetem obywatelskim (www.bo.ostroda.pl). Głosowanie nie może trwać krócej niż 14 dni kalendarzowych.

5. Głosowanie odbywa się w formie:

1) elektronicznej poprzez wypełnienie karty do głosowania za pomocą Platformy do zarządzania budżetem obywatelskim (www.bo.ostroda.pl) za pośrednictwem urządzeń z dostępem do internetu,

2) w formie papierowej poprzez wypełnienie karty do głosowania dostępnej na Platformie do zarządzania budżetem obywatelskim (www.bo.ostroda.pl), lub w Biurze Obsługi Klienta Urzędu. Wypełnione karty do głosowania można składać w Biurze Obsługi Klienta Urzędu lub wysłać na adres Urzędu (decyduje data wpływu do Urzędu).

6. Dodatkowo aby umożliwić mieszkańcom oddanie głosu Burmistrz może ustalić punkty stacjonarne, w których również będzie można głosować. Adresy punktów zostaną podane do publicznej wiadomości.

7. Każdy mieszkaniec może oddać maksymalnie 3 głosy, z tym że jeden głos na jedno zadanie.

8. Każdy mieszkaniec może głosować tylko raz, bez możliwości modyfikowania, zmiany i ponownego przyznawania głosów.

9. Obliczenie wyniku odbywa się w terminie wskazanym w harmonogramie dostępnym na Platformie do zarządzania budżetem obywatelskim (www.bo.ostroda.pl).

10. Obliczenie wyników polega na zsumowaniu głosów oddanych na każdy z Projektów po rozpatrzeniu protestów.

11. Protest, o którym mowa w § 2 pkt 14 można zgłosić w trakcie głosowania i do dwóch dni po jego zakończeniu osobiście w Urzędzie Miasta u wyznaczonych przez Burmistrza członków Komisji, w godzinach pracy Urzędu Miejskiego. Protest jest rozpatrywany niezwłocznie.

12. Za nieważny uznaje się głos w przypadku:

1) braku możliwości identyfikacji wybranego Projektu,

2) oddania więcej niż 3 głosów,

3) braku podania prawidłowych danych w formularzu do głosowania,

4) nieczytelnych danych podanych na formularzu do głosowania,

5) głosowania przez osobę nieuprawnioną,

6) gdy na podane dane osoby głosującej został już oddany głos,

7) braku podpisu osoby głosującej,

8) braku wybranego Projektu,

9) braku załączenia podpisanego oświadczenia rodzica/opiekuna prawnego osoby niepełnoletniej głosującej na Projekty do Budżetu Obywatelskiego.

13. Za wybrane do zrealizowania w Budżecie Obywatelskim uznaje się te Projekty, które uzyskały największą liczbę głosów oraz do wyczerpania puli środków przeznaczonych na ten cel.

14. W przypadku gdy Projekt otrzyma odpowiednią ilość punktów a przekracza on ilość środków przewidzianą zadań do realizacji dopuszcza się negocjacje z Wnioskodawcą, w celu zmniejszenia zakresu Projektu i aktualizacji jego wartości.

15. W przypadku, o którym mowa w ust 14, gdy Wnioskodawca nie zgodzi się zmniejszenie zakresu Projektu, do realizacji zostanie przekazane kolejne zadanie mieszczące się w puli środków w danej kategorii.

16. W przypadku Projektów, które w wyniku głosowania otrzymają tę samą liczbę głosów o miejscu na liście rankingowej zadecyduje losowanie przeprowadzone przez Komisję. W losowaniu mogą wziąć udział Wnioskodawcy, których dotyczy losowanie.

17. Informacja o wyniku głosowania podana zostanie na Platformie do zarządzania budżetem obywatelskim (www.bo.ostroda.pl) nie później niż w terminie 14 dni od zakończenia głosowania. Termin ogłoszenia wyników głosowania zostanie wyznaczony przez Burmistrza, zgodnie z przyjętym harmonogramem dostępnym na Platformie do zarządzania budżetem obywatelskim (www.bo.ostroda.pl).

18.W przypadku niemożności przeprowadzenia głosowania drogą elektroniczną Przewodniczący Komisji ma prawo zarządzić głosowanie przy użyciu papierowych kart do głosowania. Informacje o tym fakcie podaje się bezzwłocznie do publicznej wiadomości.

19. Projekty wybrane do zrealizowania zostają uwzględnione w uchwale budżetowej Miasta.

Rozdział 6 – Informowanie

§ 7

1. Budżetowi Obywatelskiemu towarzyszy akcja informacyjna prowadzona przez Urząd przez cały rok. Informacje na temat Budżetu Obywatelskiego przekazuje się z użyciem różnych kanałów komunikacji, w tym w Internecie.

2.Zakazane jest promowanie przez Urząd i jego jednostki miejskie oraz spółki miejskie wybranych Projektów, z pominięciem pozostałych, złożonych do Budżetu Obywatelskiego.
W przypadku prowadzenia przez jednostkę miejską lub spółkę miejską promocji, zorganizowanych form głosowania na wybrany Projekt lub wspierania takich działań, Projekt taki zostanie zdyskwalifikowany i nie będzie mógł zostać skierowany do realizacji. Decyzję w sprawie dyskwalifikacji podejmuje Komisja.

3. Wszystkie informacje dotyczące Budżetu Obywatelskiego podaje się do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty, w szczególności:

1) na Platformie do zarządzania budżetem obywatelskim,

2) na miejskim portalu internetowym,

3) w Biuletynie Informacji Publicznej.

4. Po ogłoszeniu wyników głosowania sporządza się raport z przeprowadzenia Budżetu Obywatelskiego, który Burmistrz podaje do publicznej wiadomości.